Catering para eventos de empresa: qué cambia

Actualizado el 04/08/20265 min de lectura Todos los consejos

Un evento de empresa se juzga por otras cosas: puntualidad, que la gente pueda seguir hablando y que la factura llegue bien. Cómo organizar cada formato.

Un catering de empresa no se juzga con los mismos criterios que una celebración familiar. Aquí nadie va a hablar del sabor del postre: se va a hablar de si empezó a la hora, de si se podía seguir conversando y de si la sala se quedó decente para la sesión siguiente.

Qué formato para qué evento

• Desayuno de trabajo: corto y de pie. Café que aguante caliente, bollería o salado ligero, fruta y zumo. Lo que decide si sale bien es que haya suficientes puntos de café para que no se forme cola.
• Coffee break: es el formato más fácil de estropear. Suele durar poco y toda la sala sale de golpe. Necesita montaje rápido, varios puntos de servicio y reposición inmediata.
• Comida de trabajo: si después hay que seguir trabajando, mejor un formato ligero y ágil. Un menú de tres platos a mediodía baja el rendimiento de la tarde, y esto lo sabe cualquiera que haya intentado dar una formación después de comer.
• Cóctel de inauguración o presentación: formato de pie, para que la gente circule y se mezcle. El objetivo es que hablen, no que coman.
• Cena de empresa: aquí sí cabe el formato largo y celebratorio, más parecido a un evento social.
• Congreso o jornada: varios servicios en el mismo día, encadenados con la agenda. Aquí la coordinación con el programa es más importante que el menú.

El horario es sagrado

Es la diferencia principal con cualquier otro evento. En una boda, si el cóctel se retrasa veinte minutos no pasa nada. En una jornada de empresa, un coffee break que llega tarde descoloca el resto del programa y deja a cien personas de pie en un pasillo.

Dale al catering la agenda exacta, no una hora aproximada: a qué hora empieza cada pausa, cuánto dura y cuándo tiene que estar todo recogido para que entre la siguiente sesión. Y acuerda un margen de montaje que no interrumpa lo que está pasando en la sala.

Si es en la oficina, la logística manda

Servir en una oficina tiene su propia lista de problemas, y ninguno tiene que ver con la cocina:

• Acceso y control: ¿hay que dar de alta al personal del catering en recepción? ¿Hay muelle de carga? ¿El ascensor de servicio funciona a esa hora?
• Dónde se monta: hace falta una superficie de verdad, no una mesa de reuniones que hay que vaciar corriendo.
• Ruido: si al lado hay gente trabajando o una sala con micrófonos, el montaje tiene que ser silencioso. Díselo, porque si no lo sabe, no lo adivina.
• Enchufes y agua: lo de siempre. En muchas oficinas modernas no hay ni una toma de agua accesible fuera de los baños.
• Recogida y residuos: ¿se lo llevan todo? ¿Dónde va la basura? ¿Se separa? Muchas empresas tienen normas propias de residuos y hay que cumplirlas.
• Prevención de riesgos: si entra personal externo a tus instalaciones, puede que tu empresa exija documentación. Pregúntalo en tu propia casa antes de contratar.

Formato que deje hablar

Si el objetivo del evento es que la gente se conozca o que un ponente hable con los asistentes, el formato de pie gana siempre. Evita las mesas asignadas en eventos de networking: sentar a la gente es la forma más eficaz de que solo hable con quien tiene al lado. Y deja espacio libre de verdad: si toda la sala está ocupada por mesas, nadie circula.

Diversidad de dietas

En un evento de empresa la variedad de dietas es mayor que en una comida familiar y casi nunca vas a poder preguntar a cada asistente. Da por hecho que necesitas opción vegetariana y vegana siempre, opción sin gluten y opción sin lactosa, y que tienen que estar identificadas para que cada uno elija sin tener que preguntar delante de todos. Lo tienes desarrollado en alergias e intolerancias.

La parte administrativa

Es donde se atascan estos eventos y no tiene nada que ver con la comida. Cierra desde el primer correo:

• A nombre de quién va la factura y con qué datos fiscales.
• Si hace falta número de pedido o referencia interna en la factura.
• Plazo y forma de pago, y si tu empresa paga a un plazo que la otra parte acepta.
• Si se necesita presupuesto formal previo para aprobación interna, y con cuánta antelación.
• Justificantes: algunos departamentos piden desglose por concepto.

Si son eventos periódicos

Si haces varios eventos al año, plantea desde el principio una relación estable en lugar de pedir presupuesto cada vez: menús cerrados y repetibles, precios acordados, un interlocutor fijo y un procedimiento de pedido rápido. Ganas tiempo tú y ellos afinan mejor, porque ya conocen tu oficina, tu ascensor y a tu gente.

Después del evento

Dedica cinco minutos a apuntar qué falló: si se acabó el café, si sobró mucha comida, si el montaje molestó. Es la única forma de que el siguiente salga mejor, y es información que además le sirve a la empresa de catering para ajustar cantidades la próxima vez.