Cómo pedir presupuesto de catering y comparar bien

Actualizado el 04/08/20264 min de lectura Todos los consejos

Qué información dar para que el número que te devuelvan sea real, qué suele quedarse fuera del precio por persona y cómo poner tres propuestas a la misma altura.

Un presupuesto vale lo que valga la información que has dado

Si escribes «hola, quiero un catering para 50 personas», te van a contestar con un precio orientativo que luego se moverá. Y se moverá hacia arriba, porque las cosas que no contaste casi siempre suman. Merece la pena dedicar diez minutos a redactar bien la petición: se recupera con creces.

Lo que hay que contar siempre

• Fecha y hora exacta. Y la duración prevista. Un sábado de temporada alta y un martes por la mañana no se organizan igual.
• Dónde es. Dirección o al menos el municipio, y qué tipo de sitio: casa, finca, oficina, local alquilado, aire libre.
• Qué hay en el sitio: cocina o no, agua, luz, dónde se aparca, si hay escaleras o ascensor, hora de cierre.
• Cuántos sois y cuántos son niños. Si aún no lo sabes, da una horquilla.
• Qué tipo de evento es. No es lo mismo un cumpleaños en casa que una entrega de premios.
• Qué formato quieres: menú servido, buffet, cóctel o mixto. Si no lo tienes claro, dilo y pide que te propongan.
• Si la comida sustituye a una comida principal o es un picoteo. Cambia la cantidad por completo.
• Alergias e intolerancias que ya conozcas, y menús vegetarianos o veganos.
• Qué necesitas además de la comida: camareros, mesas y sillas, mantelería, barra, carpa.

Di qué presupuesto manejas. En serio.

Mucha gente se lo calla por miedo a que le cobren justo eso. En la práctica pasa lo contrario: sin una referencia, la empresa te manda su propuesta estándar y os hacéis perder el tiempo los dos. Si das una horquilla por persona, te van a decir qué se puede hacer con ese dinero y qué no, que es exactamente la conversación útil.

Y si tu número no da para lo que quieres, es mejor saberlo la primera semana que la última.

Pide el precio de dos maneras

Precio por persona y precio total con impuestos incluidos. El primero sirve para comparar entre empresas; el segundo es el que vas a pagar. Y no son proporcionales: hay costes que no dependen del número de invitados (desplazamiento, montaje, alquiler de material) y que hacen que el precio por cabeza suba mucho en grupos pequeños.

Lo que suele quedar fuera del precio por persona

Esta es la lista de sospechosos habituales. Pregunta uno a uno cuáles están dentro:

• IVA.
• Desplazamiento y kilometraje.
• Horas de montaje y desmontaje.
• Personal extra o horas de más si el evento se alarga.
• Alquiler de mobiliario, menaje especial, mantelería o carpa.
• Barra libre, recena o bebida fuera de las horas de comida.
• Tarta o postre especial.
• Decoración de mesas.
• Suplemento por menús especiales o infantiles.

Cómo comparar tres propuestas sin volverte loco

Hazte una tabla de cuatro columnas, una por empresa, y rellena las mismas filas para todas: precio total con IVA, precio por persona, qué comida entra, qué bebida entra, cuánto personal, qué material, horas de servicio y qué queda fuera. Cuando esté rellena verás dos cosas de golpe: cuál es de verdad la más barata (muchas veces no es la que parecía) y cuál ha entendido mejor tu evento.

Y una regla de oro: solo puedes comparar propuestas si a todos les contaste lo mismo. Si a mitad de camino cambias el número de invitados o el formato, vuelve a pedir el número a todos.

Cuidado con el «desde»

Los precios «desde» existen para poder decir una cifra baja. Suelen corresponder al menú más sencillo, con el material más básico y sin extras. No es engañoso en sí mismo, pero no sirve para comparar: pide siempre una propuesta cerrada para tu evento.

Cuándo pedirlo

Cuanto antes, sobre todo si tu fecha cae en temporada alta o en fin de semana. Las agendas de las empresas buenas se llenan, y con prisa se negocia peor. Si tienes flexibilidad de fecha, dilo: a veces hay margen si mueves el evento un día.