Cómo elegir una empresa de catering

Actualizado el 04/08/20266 min de lectura Todos los consejos

Los siete pasos, en orden, para no equivocarte: empezar por el espacio, definir el formato antes que el menú y saber qué mirar en cada propuesta.

1. Empieza por el sitio, no por la comida

Es el error más repetido: la gente elige menú y luego descubre que en el sitio no se puede montar. El espacio manda sobre todo lo demás, así que antes de escribir a nadie contesta a esto:

• ¿Hay cocina o algo parecido? Aunque sea un office, una pila y una encimera. Si no hay nada, el catering tiene que llegar con todo montado o cocinar fuera, y eso cambia el tipo de carta.
• ¿Hay luz y agua? Y sobre todo, ¿cuánta luz? Un horno o unas placas de mantenimiento no van con un alargador desde el salón. Pregunta por la potencia contratada y por dónde están los enchufes.
• ¿Se puede aparcar y descargar cerca? Un catering llega en furgoneta con cajas pesadas. Cien metros de cuesta, unas escaleras o un ascensor pequeño se convierten en horas de montaje.
• ¿Es interior o exterior? Si es exterior, hace falta plan B de lluvia o de calor, y en verano hay platos que sencillamente no aguantan fuera.
• ¿Hay hora de cierre o límite de ruido? Muchos espacios tienen hora tope, y el desmontaje también ocupa tiempo.

Si el sitio es una finca, un hotel o un salón, hay una pregunta más y es la más importante de todas: ¿puedo llevar el catering que yo quiera? Muchos espacios trabajan solo con su cocina o con una lista cerrada de proveedores, y algunos cobran un canon si entra alguien de fuera. Mejor saberlo antes de enamorarte de una propuesta.

2. Decide el formato antes de mirar menús

Servido en mesa, buffet o cóctel de pie no son tres maneras de servir lo mismo: cambian el espacio que necesitas, el número de camareros, la duración y hasta cómo se relaciona la gente. Un cóctel deja a todo el mundo circulando; un menú servido sienta a cada uno con quien le toque durante un par de horas.

Elige primero eso y luego el menú. Lo tienes desarrollado en buffet, cóctel o menú servido.

3. Cuántos sois y a qué hora coméis

Parece obvio y es lo que peor se comunica. No es lo mismo «somos 40» que «somos 40 adultos, 6 niños y llegamos a las 13:30 sin haber desayunado». Una empresa seria te va a preguntar la hora exacta y la duración, porque de ahí sale la cantidad de comida. Ten preparado:

• Número aproximado de personas, y cuántos son niños.
• Hora de inicio y hora prevista de final.
• Si la comida sustituye a una comida principal o es un picoteo antes o después de otra cosa.
• Si va a haber baile, barra o cualquier cosa que alargue la noche.

4. Comprueba que hacen tu tipo de evento a menudo

Casi todas las empresas dicen que hacen de todo, y técnicamente es verdad. Pero un catering que trabaja sobre todo comidas de empresa entre semana y otro que hace bodas todos los sábados no tienen la misma soltura resolviendo un imprevisto en tu tipo de evento.

Es una pregunta directa y educada: «¿cuántos eventos como el mío hacéis al año?».

5. Pide varios presupuestos, y que sean comparables

Con uno solo no tienes referencia de nada. Con tres empiezas a ver qué es caro, qué es barato y, sobre todo, qué incluye cada uno, que es donde está la diferencia de verdad.

La condición es que les cuentes exactamente lo mismo a todos: mismo número de personas, misma hora, misma duración y mismo formato. Si a uno le pides «un cóctel» y a otro «un cóctel con barra hasta las dos», los números que te devuelvan no se pueden comparar. Tienes la lista completa de lo que hay que contar en cómo pedir presupuesto.

6. Qué mirar en la propuesta, más allá del menú

El menú es lo que se lee primero y lo que menos suele fallar. Lo que se olvida es todo lo que lo rodea:

• Personal: cuántas personas vienen, a qué hora llegan, hasta qué hora se quedan y qué pasa si el evento se alarga.
• Menaje y mobiliario: vajilla, cristalería, cubertería, mantelería, mesas, sillas, barra. ¿Está incluido o se alquila aparte? ¿Es de loza y cristal o desechable?
• Montaje y desmontaje: a qué hora entran, cuánto tardan, quién recoge y quién se lleva la basura.
• Bebida: si la pone la empresa, si puedes ponerla tú y si en ese caso hay descorche.
• Impuestos: que quede claro si el precio lleva IVA. Es una diferencia grande y una fuente de disgustos habitual.
• Desplazamiento: muchas empresas lo cobran aparte según los kilómetros.

7. La prueba de menú

En eventos grandes es habitual poder probar el menú antes de cerrar. Pregunta si la hacen, si tiene coste, si se descuenta al contratar y cuántas personas pueden ir. Y aprovéchala para algo más que comer: mira la presentación, la temperatura a la que llega el plato y cómo te tratan. La forma de organizar la degustación se parece bastante a cómo van a organizar tu evento.

Señales de alarma

Ninguna de estas cosas convierte a una empresa en mala por sí sola, pero si se juntan varias, párate:

• No te preguntan casi nada y te mandan un precio en cinco minutos. Un presupuesto serio nace de preguntas.
• No dan nada por escrito o el presupuesto es una cifra suelta sin desglose.
• No quieren ver el sitio en un evento mediano o grande, ni preguntan por la cocina, la luz o el acceso.
• Piden el total por adelantado sin contrato ni condiciones de cancelación.
• Esquivan las preguntas de higiene: registro sanitario, transporte en frío, alérgenos.
• Prometen cualquier cosa sin pestañear. Un profesional te dice que no a algunas cosas y te explica por qué.

Antes de firmar, que esté por escrito

Da igual lo bien que te caiga el comercial: lo que no está escrito, el día del evento no existe. Como mínimo debe constar la fecha y las horas, el lugar, el número de personas contratado, el menú completo, el personal que va, el material incluido, el precio con impuestos, la forma de pago, la fecha límite para confirmar el número final de invitados y qué pasa si cancelas.