Qué preguntar antes de contratar un catering

Actualizado el 04/08/20264 min de lectura Todos los consejos

Una lista para llevar a la reunión, ordenada por bloques. Si las respuestas salen todas con soltura, tienes delante a alguien que sabe lo que hace.

Esta lista está pensada para llevarla encima, en el móvil o en un papel. No hace falta soltarla entera del tirón: con la mitad ya se ve bastante. Y fíjate menos en el contenido exacto de la respuesta que en la soltura con la que la dan. Quien ha hecho esto muchas veces contesta sin pensar; quien improvisa, se enreda.

Sobre la empresa

• ¿Cuánto tiempo lleváis trabajando y cuántos eventos como el mío hacéis al año?
• ¿Tenéis registro sanitario y seguro de responsabilidad civil?
• ¿El personal es vuestro o subcontratado? ¿Va siempre el mismo equipo?
• ¿Quién va a ser mi interlocutor el día del evento y cómo lo localizo?
• ¿Habéis trabajado antes en este espacio concreto?

Sobre la comida

• ¿Se cocina en el sitio o llega elaborado? Si llega hecho, ¿cómo se transporta y cómo se mantiene la temperatura?
• ¿Qué parte del menú se puede cambiar y hasta cuándo?
• ¿El menú se adapta a la temporada? Hay producto que en según qué mes ni está bueno ni es razonable.
• ¿Hay prueba de menú? ¿Tiene coste? ¿Se descuenta si contrato?
• ¿Qué pasa con lo que sobre? (No des por hecho que te lo puedes llevar: hay motivos de seguridad alimentaria por los que muchas empresas no lo permiten.)

Sobre el servicio y el personal

• ¿Cuántas personas de vuestro equipo vienen y qué hace cada una?
• ¿A qué hora llegan y hasta qué hora se quedan?
• ¿Qué ocurre si el evento se alarga? ¿Cómo se cobran las horas de más?
• ¿Van uniformados? En algunos eventos importa.
• ¿Quién recoge, quién friega y quién se lleva la basura?

Sobre el material

• ¿Qué incluye exactamente el precio: vajilla, cristalería, cubertería, mantelería?
• ¿Es material de loza y cristal o desechable? Si es desechable, ¿de qué tipo?
• ¿Mesas, sillas, barra, carpa o mobiliario de cóctel entran o se alquilan aparte?
• ¿Y la decoración de la mesa? Casi nunca está incluida y casi todo el mundo lo da por hecho.
• Si algo se rompe, ¿quién lo paga?

Sobre la bebida

• ¿La ponéis vosotros o la pongo yo? Si la pongo yo, ¿cobráis descorche o servicio?
• ¿Qué se sirve exactamente y en qué momentos?
• ¿Cómo se enfría y quién pone el hielo?
• Si hay barra, ¿va por horas, por consumición o cerrada?
• ¿Qué hay para quien no bebe alcohol, para conductores y para niños?

Sobre alergias y menús especiales

• ¿Me dais la información de alérgenos de cada plato por escrito?
• ¿Cómo evitáis la contaminación cruzada en cocina y en el montaje?
• ¿Hasta cuándo puedo comunicaros alergias o menús especiales?
• En buffet o cóctel, ¿cómo se identifica lo que lleva cada bandeja?

Este bloque da para bastante más y es el que peor se resuelve normalmente: lo tienes entero en alergias e intolerancias en un catering.

Sobre el dinero

• ¿El precio es por persona o total? ¿Lleva IVA?
• ¿Qué NO incluye? Es la pregunta más rentable de toda la lista.
• ¿Cobráis desplazamiento? ¿Y montaje y desmontaje?
• ¿Cuánta señal hay que dejar y cuándo se paga el resto?
• ¿Hay un mínimo de personas garantizado? ¿Qué pasa si al final somos menos?
• ¿Hasta qué día puedo cambiar el número de invitados?
• ¿Cuáles son las condiciones si tengo que cancelar o aplazar?
• ¿Me hacéis factura? (En un evento de empresa, además: a nombre de quién y con qué plazo de pago.)

Sobre los imprevistos

• Si el evento es al aire libre, ¿cuál es el plan B y quién decide, y a qué hora, si se activa?
• ¿Qué pasa si vuestro cocinero o parte del equipo se pone enfermo?
• ¿Y si el número final de invitados sube a última hora?
• ¿Tenéis algún tipo de garantía si algo sale mal?

Y después de la reunión

Manda un correo resumiendo lo que habéis hablado y pide que lo confirmen. No es desconfianza: es la forma más barata de que todo el mundo recuerde lo mismo dentro de cuatro meses. Lo que importe de verdad, que acabe en el presupuesto firmado.