Cuánta comida y bebida calcular por invitado

Actualizado el 04/08/20266 min de lectura Todos los consejos

Reglas de bolsillo orientativas para hacerte una idea de cantidades, y sobre todo los factores que hacen que ese cálculo cambie por completo.

Lo primero: ¿esto sustituye a una comida?

Es la pregunta que decide todo. Un aperitivo de media hora antes de una comida y un cóctel de dos horas a las dos de la tarde que hace de comida no se parecen en nada, aunque los dos se llamen «cóctel».

Antes de calcular nada, sitúa tu evento en una de estas tres cajas:

• Picoteo de acompañamiento: la gente ha comido o va a comer. Cantidad corta.
• Sustituye a una comida: nadie va a comer otra cosa. Cantidad de comida completa.
• Evento largo: varias horas, con baile o sobremesa. Hace falta un segundo momento de comida (recena, algo dulce, algo salado a última hora) o la gente se va con hambre.

Cóctel: cómo se cuenta

En cóctel se cuenta por piezas o bocados por persona, no por raciones. Las referencias orientativas que se manejan habitualmente:

• Aperitivo corto (media hora, antes de una comida): unos pocos bocados por persona, entre cuatro y seis.
• Cóctel de una hora u hora y media que no sustituye a la comida: alrededor de ocho a diez piezas por persona.
• Cóctel que sustituye a la comida o la cena: del orden de doce a quince piezas por persona, y conviene que algunas sean contundentes (algo caliente, algo con base de pan o masa), no solo bocados de un mordisco.

Estas cifras se dan como orientación para entenderse con la empresa, no como un dato exacto: una brocheta grande y un canapé pequeño cuentan igual en la lista y no sacian igual. Lo que sí es constante es la lógica: a más duración y menos comida alrededor, más piezas.

La variedad también importa: es mejor menos piezas de más tipos distintos que quince veces lo mismo.

Buffet

Aquí no se cuenta por piezas sino por variedad y reposición. Dos ideas prácticas:

• Cuanta más variedad pongas, menos cantidad de cada cosa hace falta: la gente prueba de todo y come menos de cada plato.
• Lo que se acaba primero casi siempre es lo mismo: lo caliente, lo frito y el jamón. Habla de la reposición con la empresa, no solo de la cantidad total.

Un buffet completo de comida principal suele articularse en varios entrantes fríos, algún caliente, uno o dos platos principales (uno de carne y uno de pescado, o una alternativa vegetariana) y una mesa de postres. Con menos de eso, se nota.

Menú servido

Es el más fácil de calcular porque las raciones están cerradas: normalmente uno o dos entrantes (al centro o emplatados), un principal a elegir entre dos opciones, postre, café y bebida. La decisión que más afecta a que la gente salga satisfecha no es la cantidad, sino cuánto rato pasa entre plato y plato.

Pide siempre que haya una alternativa vegetariana prevista de serie, aunque creas que no hace falta. Siempre hace falta.

Bebida

Orientación general, también de bolsillo: se suele calcular en torno a media botella de vino por adulto que bebe en una comida, y del orden de dos o tres consumiciones por persona y hora en formato cóctel o barra. Súbelo si hace calor, si el evento es largo o si hay baile.

Lo que sí conviene tener claro, sin números:

• Agua, siempre y de sobra. Es lo más barato de la mesa y lo primero que se acaba en verano.
• Refrescos y opción sin alcohol para conductores, embarazadas, niños y quien no beba. Que no sea el rincón triste del evento.
• Café e infusiones al final: en comidas largas es lo que marca el cambio de ritmo.
• Hielo y frío: pregunta quién lo pone y dónde se enfría. Es un olvido clásico en eventos en casa o en espacios sin cocina.

Lo que cambia el cálculo

• La hora. A la hora de comer se come; a media tarde, mucho menos.
• La duración. Cuatro horas no son dos horas con más gente: hay que repartir la comida en momentos.
• El perfil de los invitados. Un equipo de veinteañeros después de una jornada de trabajo y una comida familiar con muchos mayores no comen igual.
• El calor. Con calor se come menos y se bebe mucho más.
• Si se baila. El baile abre el apetito y alarga el evento: de ahí la recena.
• Si hay barra después. Con alcohol conviene que haya algo sólido disponible.

Niños

Se cuentan aparte, no como medio adulto. Casi todas las empresas tienen menú infantil, y en buffet o cóctel conviene pedir algo pensado para ellos y a una altura a la que lleguen. Avisa del número de niños y de sus edades: no come igual un crío de tres años que uno de doce.

El margen y los sobrantes

Toda empresa deja un margen de seguridad por encima del número contratado; no hace falta que lo infles tú también por tu cuenta, porque acabas pagando comida que nadie se va a comer. Y no des por hecho que lo que sobre te lo puedes llevar: hay razones de seguridad alimentaria (cadena de frío, tiempo fuera de refrigeración) por las que muchas empresas no lo permiten. Pregúntalo antes, sin darlo por supuesto.

El número final

Toda empresa te va a pedir un número cerrado unos días antes. Pregunta desde el principio qué día es la fecha límite y si se puede subir después (normalmente sí, con aviso) o bajar (normalmente no, o no del todo). Apúntalo en el calendario el mismo día que firmas.