Catering para una boda: guía práctica

Actualizado el 04/08/20265 min de lectura Todos los consejos

El espacio manda, el cóctel es donde se juega la boda y el contrato es donde se evitan los disgustos. Lo que hay que mirar, en el orden en que hay que mirarlo.

Antes de nada: ¿puedes elegir catering?

Es la primera pregunta y mucha gente la hace la última. Hay tres escenarios y conviene saber en cuál estás antes de reservar el espacio:

• Finca o salón con cocina propia: el catering va incluido y no eliges. Entonces lo que negocias es el menú dentro de su carta.
• Espacio con lista cerrada de proveedores: puedes elegir, pero entre los suyos.
• Espacio libre: traes a quien quieras. Ojo, porque a veces hay un canon por entrar un catering externo, y no siempre está en el folleto.

Pregunta también qué incluye el espacio (mesas, sillas, mantelería, cocina, office, luz, generador) y qué tiene que traer el catering, porque eso sale directamente del presupuesto.

El cóctel es donde se juega la boda

Si preguntas a la gente por una boda a la que fue, casi nadie recuerda el segundo plato y casi todos recuerdan si el aperitivo estaba bueno y si había suficiente. Es el momento en que los invitados están frescos, de pie, hablando y comiendo con más ganas.

Cosas que preguntar del cóctel y que suelen quedar en el aire: cuánto dura, cuántas variedades hay, si hay algo caliente, si hay estaciones en vivo, si hay barra y si hay sombra o resguardo. Y si dudas entre subir el menú o subir el cóctel, la mayoría de la gente del oficio te dirá lo mismo: sube el cóctel.

El timing del día

Escribe una escaleta con horas reales y repásala con el catering: hora de ceremonia, hora de llegada de los invitados al espacio, inicio y fin del cóctel, entrada al banquete, servicio, tarta, baile y recena. Dos avisos que se repiten en todas las bodas:

• Las ceremonias se retrasan. Casi siempre. Pregunta qué pasa con la comida si te retrasas media hora y si el cóctel se puede estirar.
• Un cóctel demasiado largo mata el banquete: la gente llega llena y el menú se queda a medias.

Personal

Pregunta cuántos camareros vienen y para cuántos invitados. Como referencia orientativa, en un servicio emplatado se suele hablar de un camarero por cada diez o quince invitados, y menos personal por invitado en buffet o cóctel. No lo tomes como una regla exacta —depende del montaje, de la distancia a la cocina y del tipo de menú—, pero sí sirve para detectar una propuesta con el personal muy justo, que es de las cosas que más se notan el día del evento.

Pregunta también quién es el maître o responsable de sala y si vas a poder hablar con él antes. Es la persona que va a resolver los problemas de ese día.

La prueba de menú

Es una reunión de trabajo disfrazada de comida. Aprovéchala:

• Ve con poca gente y con criterio, no con doce familiares que opinan a la vez.
• Prueba también el vino y el café, no solo los platos.
• Fíjate en la temperatura a la que llega cada plato y en el tamaño real de la ración.
• Pregunta qué se sirve exactamente en el cóctel: en la degustación se suele enseñar una selección.
• Anota lo que cambies y pide que lo reflejen por escrito en la propuesta.

Niños y proveedores

Dos partidas que se olvidan hasta el final y que suman:

• Menús infantiles: pregunta desde qué edad y hasta qué edad, y si hay servicio o espacio aparte para los niños durante el banquete.
• Menús de proveedor: fotógrafo, vídeo, música y wedding planner comen. Casi todos los caterings tienen un menú específico para ellos, más sencillo y a otro precio. Cuéntalos en el número total.

Barra libre y recena

Suelen ir aparte del menú. Pregunta si se contrata por horas o cerrada, qué marcas entran, quién pone el hielo y hasta qué hora hay servicio. Y sobre la recena: si la fiesta es larga, algo sólido a última hora cambia mucho el final de la noche.

El plan B

Si hay cualquier parte al aire libre, tiene que existir un plan de lluvia (o de calor, o de viento) por escrito: dónde se monta, cuánto se tarda en cambiar y —lo más importante— a qué hora y quién decide si se activa. Esa última parte es la que nadie acuerda y la que genera la discusión el mismo día.

Lo que tiene que decir el contrato

• Fecha, horario y lugar exacto.
• Número mínimo garantizado de invitados y precio por persona con IVA.
• Fecha límite para confirmar el número final, y qué pasa si sube o baja después.
• Menú completo cerrado, incluido el cóctel, y las bebidas incluidas.
• Personal que asiste y horas de servicio contratadas; precio de las horas extra.
• Material incluido y qué se alquila aparte.
• Señal, calendario de pagos y condiciones de cancelación o aplazamiento.
• Menús especiales y de proveedor.

Errores que se repiten

• Elegir espacio sin comprobar si permite catering externo.
• Cerrar el menú sin cerrar el cóctel.
• No contar a los proveedores en el número de comensales.
• Dar por hecho que la decoración de las mesas va incluida.
• No fijar por escrito la hora de final del servicio y descubrir las horas extra en la factura.
• Dejar las alergias para la última semana.